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Cómo construir una empresa de eventos – Outsourcing
La externalización de actividades ha demostrado ser una alternativa estratégica para muchas empresas, ya que reduce los costes y aumenta la calidad, por no mencionar que también elimina las burocracias internas con su campo de actividad. Por lo tanto, la empresa puede centrarse casi exclusivamente en él o la actividad.
En la organización de un evento, diversos servicios pueden ser subcontratados, mediante la contratación de profesionales que no forman parte del marco fijo de la empresa. El compromiso lleva tiempo requerido para el evento.
Los siguientes servicios pueden ser subcontratados:
Médico: se recomienda hacer un contrato con una empresa que proporciona atención médica, ambulancia y atención hospitalaria para los participantes del evento, la prestación de atención durante el evento.
Transporte: puede que tenga que contratar a una empresa que haga el transporte de objetos de valor o documentos importantes y también para el transporte de los participantes y las autoridades que participarán en el evento.
Seguridad: un contrato con empresas especializadas en seguridad debe ser hecho cuando la empresa de eventos no tiene personal capacitado y en cantidad suficiente.
Oficina y cajas: el funcionamiento de estos servicios pueden ser prestados por bancos y otras instituciones financieras.
Comida y bebida: para cubrir las partes de los alimentos y bebidas durante el evento, pueden ser contratados empresas proveedores de servicios en la zona.
Idiomas para eventos internacionales, se hace necesario contratar intérpretes y traductores. Los idiomas más solicitados son Inglés y Español.
Recepción e información. Contratar agencias especializadas en ser recepcionistas de Hipoteca, para las empresas de eventos por lo general no tienen muchos de estos profesionales en cantidad suficiente. En eventos internacionales, los recepcionistas deben ser bilingües.
Mantenimiento y limpieza: debe contratar a auxiliares de limpieza, cuando la empresa de eventos tiene una cantidad suficiente de dinero, o la institución del evento no proporciona personal.
Fotos y vídeos: contratar negocios especializados en la cobertura con fotografía y filmación del evento.
Operación de audio y vídeo: el personal a cargo de la especificación, instalación y operación de equipos de sonido y vídeo.
Técnico de iluminación: los técnicos de iluminación son responsables de la especificación y la instalación de puntos de luz y tipos de luminarias y lámparas utilizadas en el evento.
Artesanos de mantenimiento: ejercen las funciones de electricistas, albañiles, fontaneros, pintores, carpinteros y otras cosas necesarias para el evento.
Servicios en general: hace el mantenimiento y la limpieza, los entornos de transporte y almacenamiento, en conferencias y ferias. Ayuda, también, en el montaje de las gradas.
Antes del evento
- Desarrollar procesos de patrocinio y recaudación de fondos.
- Para ayudar en la elección de la aerolínea oficial y hoteles para estar asegurado al evento.
- Crear logotipo, partes administrativas y dar a conocer el evento.
- Desarrollar una estrategia de medios de comunicación, el establecimiento de los coches y el calendario de difusión.
- Crear y / o ampliar el «correo» (base de datos de clientes potenciales o virtuales).
- Desarrollar auditorios, oficinas, salas VIP, prensa, coordinación, etc.
- Elaborar la planificación para la selección, compra o alquiler de materiales, servicios y equipos de terceros.
Durante el evento
- Controlar la instalación y el funcionamiento diario de los servicios contratados.
- Asistencia en el desarrollo de la ceremonia de apertura.
- Coordinación de los servicios de secretaría ejecutiva.
- Control de las condiciones ambientales y físicas.
- Seguimiento y control del servicio «coffee break», la limpieza y organización.
Después del evento
- Informe y cuentas.
- Publicar cartas de agradecimiento a los patrocinadores, empleados y proveedores.
- Organizar los archivos de documentación generales del evento.